Vous avez peut-être entendu parler de l’efficacité d’un portail éducatif par vos homologues d’autres écoles, mais vous ne savez pas vraiment comment créer une solution de portail vraiment bénéfique pour les parents, les élèves, les enseignants, les anciens élèves et toutes les autres parties prenantes importantes dont vous êtes responsable.
Avec cela à l’esprit, voici cinq idées clés sur le développement de portail d’entreprise pour les établissements d’enseignement qui vous aideront à lancer (ou relancer) un portail convaincant pour votre propre communauté scolaire comme celui choisi par la région Bretagne : toutatice. Pour en savoir davantage sur le portail toutatice et ses fonctionnalités, vous trouverez plus d’infos là.
1. Un accès plus rapide aux informations
Comme vous le savez, les parents sont occupés. Un portail éducatif se révèle essentiel pour leur permettre d’accéder à toutes les informations dont ils ont besoin concernant leur enfant et votre école, notamment :
- les notes actuelles ;
- les statistiques de fréquentation ;
- les détails sur les devoirs à faire à la maison ;
- les annonces sur les activités extrascolaires, etc.
En outre, les portails sont en ligne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ce qui permet aux parents d’y accéder à leur convenance lorsqu’ils ont un moment à perdre.
2. Des portails conviviaux et conçus pour les utilisateurs non techniques
Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que tous vos administrateurs et éducateurs aient la même culture numérique. Votre plateforme de portail doit être facile à mettre à jour, à partager et à publier des informations, sinon elle sera confrontée à un faible taux d’adoption par le personnel. Travaillez avec des fournisseurs de portails éducatifs expérimentés qui peuvent offrir une conception de portail scolaire et des fonctionnalités complètes. Avant la mise en service de votre portail, sélectionnez une poignée de membres du personnel et de parents ayant différents niveaux de culture numérique pour tester le système. Faites-leur exécuter des scénarios courants sur le portail pour vous assurer qu’il offre une expérience conviviale.
3. Offrir un guichet unique
L’une des meilleures façons d’encourager des taux d’adoption élevés de votre portail est d’en faire un hub en libre-service offrant un accès à toutes les informations clés dont vos parties prenantes ont besoin. Pour ce faire, il est important de travailler avec un fournisseur qui peut offrir une solution de portail pouvant s’intégrer aux systèmes d’information existants utilisés par votre école. Notez les différents systèmes utilisés par votre école, des systèmes d’information aux systèmes de soutien du bureau d’aide, puis demandez à votre fournisseur des suggestions sur ce que d’autres écoles ont fait pour intégrer ces systèmes dans leurs portails.
4. Créez un tableau de bord personnalisé
Dans la mesure où les utilisateurs finaux seront concernés, un portail éducatif ne sera utile que dans la mesure où son tableau de bord le permet. Un tableau de bord doit être capable d’intégrer des informations pertinentes provenant d’autres systèmes et de permettre aux parties prenantes d’accéder à ce dont elles ont besoin grâce à une interface intuitive et conviviale. Les tableaux de bord des portails destinés aux parents, en particulier, doivent être personnalisés pour ne présenter que les informations concernant leur enfant. Dans le même temps, les administrateurs doivent avoir accès à la gestion des autorisations de sécurité, afin de mieux contrôler le flux d’informations. Lors de la phase initiale de cadrage, réservez du temps pour vous asseoir avec une poignée d’utilisateurs finaux de la plateforme. C’est l’occasion de découvrir quelles informations sur leurs tableaux de bord seront réellement utiles et comment ils aimeraient qu’elles soient présentées. Continuez à solliciter leur avis pendant les phases de conception et de mise en scène.
5. Proposez une application mobile
Les gens s’appuient de plus en plus sur leurs smartphones pour accéder rapidement aux informations et rester à jour et cette tendance s’étend aux parents, aux enseignants et aux administrateurs. Choisissez un fournisseur qui peut proposer un site réactif aux mobiles ou qui intègre son portail de bureau à une application mobile dédiée. Cela permet aux parents d’accéder rapidement à des informations importantes telles que les calendriers, les formulaires, les coordonnées, les événements à venir et les dossiers des élèves, quel que soit l’endroit et l’appareil utilisé. Les applications mobiles dédiées offrent des fonctionnalités supplémentaires par rapport aux sites mobiles réactifs standard. Lancer ou relancer une bonne solution de portail avec des taux d’adoption élevés prendra beaucoup de temps et d’efforts de votre part. Cependant, cela conduit à une communauté plus heureuse et très engagée d’administrateurs, de parents, d’étudiants, d’anciens élèves et d’autres parties prenantes importantes.
