Microsoft SharePoint est un service polyvalent basé sur le cloud qui peut être utilisé par des entreprises de tous types et de toutes tailles. Le service peut être utilisé comme un lieu de gestion et de stockage des documents, utilisé comme un outil de collaboration, et bien plus encore.
Si vous êtes nouveau dans SharePoint ou même si vous êtes un utilisateur expérimenté, lisez ce qui suit pour apprendre à utiliser cette plateforme plus efficacement pour votre entreprise.
Les points principaux:
1). Gérer les documents sans dossiers
L’une des principales fonctions de SharePoint est d’être un système de gestion de documents. Plutôt que d’utiliser le système de dossiers traditionnel pour stocker les documents, Share permet de suivre facilement chaque document et chaque modification apportée à ce document au fil du temps.
Vous créez plus qu’un simple document – vous créez un document auquel sont attachées des données historiques pour les éditions et les modifications apportées par vous et d’autres personnes de l’entreprise. C’est une façon plus efficace et efficiente de suivre un document. En savoir plus sur sharepoint
2). Noms de document uniques et balises de métadonnées
Avec SharePoint, vous disposez d’un seul endroit pour stocker chacun de vos documents. Plutôt que de chercher dans divers disques durs, clés USB, DropBox, etc…, si vous stockez tous les documents de l’entreprise dans SharePoint, ils sont relativement faciles à trouver.
Commencez par donner un bon titre au document – un titre qui signifie quelque chose. Il peut être lié au projet auquel le document est associé, il peut s’agir d’un document fiscal, etc. Assurez-vous que le nom est significatif et mémorable.
3). Utilisez les alertes SharePoint
C’est une fonction vraiment sympa. Une fois que vous l’avez configuré une alerte, vous serez notifié par e-mail si quelque chose change dans une bibliothèque ou une liste. Vous pouvez également recevoir des notifications de mises à jour de documents, d’une tâche, d’un événement, etc. Les alertes de SharePoint peuvent même vous informer des modifications apportées au calendrier.
4). Suivre les tâches
Avec SharePoint, il est également possible de suivre et d’attribuer des tâches aux membres de l’équipe. Une fois qu’une tâche est créée, elle apparaît automatiquement dans la liste des tâches à faire d’Outlook de l’équipe. Ces tâches peuvent également être liées à des projets, ce qui permet de savoir facilement quelles tâches ont été réalisées, ou lesquelles sont encore ouvertes.
En outre, lorsqu’une tâche est attribuée à un membre de l’équipe, celui-ci reçoit une notification de la nouvelle tâche. Et chaque fois qu’une tâche est mise à jour, des alertes seront envoyées.
Tout ce que vous avez à faire est de créer un emplacement central pour la création et le suivi des tâches pour l’équipe. C’est aussi simple que cela !
5). Intranet SharePoint
SharePoint est un excellent outil pour collaborer avec l’équipe. En fait, vous pouvez créer un intranet pour votre entreprise assez facilement. SharePoint vous permet de :
- Créer une page d’accueil SharePoint, qui renvoie à tous les sites intranet de l’entreprise
- Communiquer avec l’équipe et dans toute l’entreprise
- Créer des bibliothèques de documents et des listes pour gérer le contenu
- Utiliser des parties et des pages Web pour personnaliser SharePoint en fonction de vos besoins
- L’application mobile permet à l’équipe de rester facilement en contact lorsqu’elle travaille au bureau ou en dehors
- Faire facilement des recherches dans toute l’entreprise pour trouver des documents et plus encore
Il est possible de créer un blog d’entreprise, où les membres de l’équipe peuvent communiquer entre eux et partager des idées avec l’équipe. Vous pouvez même faire en sorte que ces communications ne soient visibles que par les personnes auxquelles vous donnez accès.
6). Gérer les flux de travail
Avec SharePoint, vous pouvez également gérer les flux de travail et ajouter de l’automatisation aux séquences de tâches dans un processus. Il offre un large éventail d’options pour configurer, maintenir et exécuter des flux de travail. Vous constaterez qu’il existe même des flux de travail déjà intégrés et prêts à être utilisés.
Certains des processus les plus courants inclus dans SharePoint sont les signatures, la collecte de commentaires et la réception d’approbations. Cependant, vous pouvez créer d’autres types de flux de travail en fonction des besoins commerciaux uniques de votre entreprise.
7). Créer un wiki d’entreprise
Une autre façon d’utiliser efficacement SharePoint est de créer un wiki d’entreprise qui peut être utilisé comme base de connaissances à usage interne. Ce wiki peut également faire partie d’un intranet : il n’est pas nécessaire d’avoir deux solutions distinctes. SharePoint inclut les outils suivants dès la sortie de la boîte pour construire un wiki :
- Bibliothèque de pages wiki
- Parties web de bibliothèque wiki
- L’option/capacité de construire des listes personnalisées
- Un modèle de wiki d’entreprise
Certaines entreprises ont choisi d’utiliser le wiki d’entreprise comme portail de connaissances. Par exemple, elles ont créé un wiki à utiliser comme un manuel électronique pour tous les nouveaux employés. Lorsqu’un nouveau membre de l’équipe est embauché, il doit lire l’intégralité du manuel, puis indiquer qu’il a lu l’intégralité du wiki avec une signature numérique lorsqu’il a terminé. Il est possible de configurer le wiki pour qu’un administrateur puisse voir ce qui a été lu ou non, être notifié lorsque l’employé a fini de lire le contenu, etc.
D’autres entreprises ont utilisé le wiki pour fournir des supports de formation à leurs équipes/clients, ou partenaires. SharePoint permet de protéger le contenu par un mot de passe pour le rendre plus sûr.
