Nous utilisons tous l’email, mais, parfois, nous l’utilisons trop ou de manière inappropriée. Pour tirer le meilleur parti de l’email, nous devons l’utiliser avec soin et de manière judicieuse. Voici 10 conseils pour tirer le meilleur parti de l’emailing. Consultez laposte net education, cela peut vous aider à y voir plus clair laposte net education
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1. Utilisez différents comptes de messagerie à des fins différentes.
Il est bon d’avoir des comptes de messagerie distincts à des fins séparées. Par exemple, vous pouvez en avoir un pour les affaires et un autre pour les activités sociales. Cela signifie que vous pouvez vérifier l’email personnel le soir sans avoir à penser / se soucier des affaires. Si vous voyez un message important de votre patron, cela peut gâcher votre week-end ou votre soirée. À la fin de la journée, vous voulez être capable de vous éloigner du travail. Ne laissez pas le courrier électronique faire de vous un esclave du travail. Certaines personnes estiment qu’il n’est pas pratique de consulter deux comptes de messagerie différents. Mais cet inconvénient relatif est facilement compensé par les avantages.
2. L’email n’est pas toujours la meilleure Forme de contact.
Si vous avez un problème vraiment important ou que vous êtes fâché avec quelqu’un, l’email n’est souvent pas la meilleure réponse. Si nécessaire, parlez à la personne directement, plutôt que par le biais d’un e-mail.
3. Ne dites rien que vous ne diriez pas en personne.
Ce conseil a certainement déjà été donné auparavant. Mais, il est toujours utile de se rappeler l’importance d’être poli et d’éviter les impolitesses inutiles. Nous le regretterons plus tard. Le courrier électronique facilite l’utilisation de mots durs, car il est impersonnel. Nous devons faire très attention.
4. Utilisez un bon titre
Beaucoup de gens ignorent le titre d’un courriel. Si le sujet change, ne continuez pas à utiliser un vieux « re : titre non pertinent » Un bon titre augmente les chances que les gens lisent réellement votre email, plutôt que de le laisser pour plus tard. Un mauvais titre peut même être supprimé comme spam.
5. N’ignorez pas les bases de l’anglais.
Parce que c’est un email, cela ne signifie pas que nous devons écrire comme un enfant de 5 ans ou utiliser le langage des SMS. Cela indique une certaine paresse et un manque de soin. Si vous n’avez pas le temps de répondre correctement, attendez d’en avoir le temps. Gardez les e-mails brefs, mais n’ignorez pas complètement l’utilisation de base de la grammaire et de l’orthographe.
6. Soyez bref
Les e-mails peuvent être brefs et aller droit au but. Si le message doit être long, assurez-vous qu’il est divisé en différentes sections, qui sont faciles à lire. Mais, en général, vous devez vous efforcer de ne pas dépasser 5 phrases. C’est bon pour l’auteur et le lecteur.
7. Accuser réception des e-mails importants.
Si quelqu’un envoie des documents, des fichiers ou un message importants, assurez-vous, au moins, d’en accuser réception. Sinon, ils pourraient ne pas être certains de les avoir reçus. Il n’est pas nécessaire que ce soit long ; cela peut être assez court.
8. Créez une réponse standard
Si vous vous retrouvez à envoyer des réponses similaires à de nombreuses personnes, composez un projet de message et enregistrez-le dans votre dossier de brouillons (ou écrivez-le dans word). Vous pouvez utiliser cette réponse standard pour envoyer des e-mails à de nombreuses personnes. N’oubliez pas de la personnaliser en ajoutant leur nom.
9. Faites attention à la réponse à tous.
Si vous êtes nouveau dans le domaine de l’email, assurez-vous de connaître la différence entre répondre à une personne et répondre à tout le monde sur le message initial. Il suffit de dire que vous enverrez beaucoup de messages que vous ne voudriez pas être vus par tout le monde. Il peut être extrêmement embarrassant d’envoyer un message personnel que tout le monde peut voir – cela arrive. Si vous avez de nouveaux employés, assurez-vous qu’ils sont au courant de cette distinction. Cela leur évitera beaucoup de problèmes potentiels.
10. Composez votre signature.
Avoir une signature a l’air professionnel et évite de taper les mêmes informations à chaque email. N’oubliez pas que les gens peuvent souhaiter vous contacter par d’autres méthodes que le courrier électronique. Assurez-vous donc d’avoir un numéro de téléphone et une adresse. Le cas échéant, ajoutez vos qualifications et vos sites Web. Cela donne aux gens une chance d’en savoir plus sur vous.
